Introduction

 

1. Qu’est-ce qu’un budget participatif étudiant ?

 

Le budget participatif étudiant est un processus permettant aux résidents du Crous de Toulouse-Occitanie de proposer, puis de choisir des projets à destination des résidents dans la limite d’une enveloppe budgétaire d’un montant total de 40 000 €.

 

Les participants peuvent ainsi proposer des projets qui répondent aux besoins et aux attentes des étudiants. Le Crous entend ainsi impliquer concrètement la communauté des résidents dans le processus de proposition, de décision et de réalisation des projets.

 

Le règlement ci-dessous présente le cadre de ce budget participatif :

  1. Quel est le budget prévu ?
  2. Qui peut déposer un projet ?
  3. Quels types de projets peuvent être déposés ?
  4. Comment déposer un projet ?
  5. Comment les projets sont-ils analysés ?
  6. Comment les projets à réaliser sont-ils sélectionnés ?
  7. Quel est le suivi de la réalisation des projets ?

2. Calendrier du budget participatif étudiant

  • Phase de dépôt des projets : 9 sept. 2024 – 8 nov. 2024
  • Phase d’analyse des projets : 9 nov. 2024 – 14 janv. 2025
  • Phase de vote : 20 janv. 2025 – 3 mars 2025
  • Annonce des résultats : 10 mars 2025
  • Réalisation prévisionnelle des projets : du 11 mars 2025 jusqu’au 11 mars 2026

 

Article 1 - Quel est le budget prévu ?

 

Une enveloppe financière de 40 000 € est dédiée à la réalisation des projets issus de cette démarche.

 

La démarche ne donne lieu à aucune indemnisation. De même, les lauréats n’auront droit à aucune rémunération : seront retenus en priorité les projets déposés liés à des dépenses d’investissement, qui n’appellent néanmoins pas de dépenses importantes récurrentes de fonctionnement.

 

Les projets doivent respecter la légalité.

 

Article 2 - Qui peut déposer un projet ?

 

Le dépôt des projets est ouvert aux étudiants des résidences universitaires du Crous de Toulouse-Occitanie.

 

Les projets peuvent être émis à titre individuel ou à titre collectif.

 

Les projets collectifs doivent être proposés par des associations domiciliées dans les résidences du Crous de Toulouse-Occitanie ou des collectifs de résidents. Si c’est une association ou un collectif, il sera invité à le renseigner lors de son inscription sur la plateforme en remplissant le champ “statut”.

 

Les structures représentées au CA du Crous ne peuvent pas déposer de projet. Le budget participatif ne peut donner lieu à quelque forme de propagande électorale.

 

Article 3 - Quels types de projets peuvent être déposés ?

 

Les projets déposés porteront exclusivement sur les résidences et leurs abords. Les projets doivent respecter les critères de sélection suivants :

 

3.1. Favoriser l’intérêt général

 

Les projets proposés doivent favoriser l’intérêt des résidents.

 

Cela signifie que les projets éligibles doivent favoriser l’inclusion des personnes et ne peuvent pas bénéficier spécifiquement à un individu ou à un collectif quel qu’il soit. De même, ils ne doivent pas s’apparenter à des formes de subventions à destination des actions menées par une association ou un syndicat étudiant.

 

3.2. Relever des compétences du Crous

 

Les projets déposés doivent relever d’une ou plusieurs des catégories suivantes :

  • Espaces intérieurs
  • Espaces extérieurs
  • Inclusion et égalité (handicap, égalité femmes/hommes)
  • Santé (prévention, bien-être)
  • Sport
  • Durabilité et transition écologique et sociale
  • Vie culturelle, sociale et ludique
  • Autonomie

Les projets devront s’inscrire dans les objectifs de transition écologique du Crous de Toulouse-Occitanie.

 

3. Relever du périmètre de la CVEC

 

Les projets déposés doivent relever d’une ou plusieurs des catégories suivantes :

  • Santé
  • Sport
  • Culture
  • Accompagnement social
  • Accueil des étudiants

 

4. Être en conformité avec les règles en vigueur

 

Les projets doivent être conformes au droit et aux règles en vigueur, et notamment au règlement intérieur des résidences du crous. Notamment, les projets retenus ne pourront pas être source de nuisance, ni de conflit d’usage, ni avoir d’impact négatif sur l’environnement et la santé.

 

5. Relever de dépenses d’investissement prioritairement

 

Les projets déposés peuvent être des projets d’investissement ou de fonctionnement.

 

Seront retenus en priorité les projets déposés liés à des dépenses d’investissement, qui n’appellent néanmoins pas de dépenses importantes récurrentes de fonctionnement. Aucune dépense alimentaire ne peut être soutenue dans le cadre du BPE.

 

Les dépenses d’investissement correspondent à l’amélioration du patrimoine du Crous : aménagement d’espaces, équipements, etc.

 

Les dépenses de fonctionnement désignent des dépenses liées à la gestion des projets : entretien, achats de services, rémunération de personnels, etc.

 

6. Ne pas être contradiction avec des projets déjà prévus

 

Les projets ne doivent pas être en contradiction avec des projets déjà en cours ou prévus par le Crous.

 

7. Être réalisable dans un délai d’un an

 

Les projets doivent pouvoir être réalisés dans un délai d’un an.

 

Article 4 - Comment déposer un projet ?

 

4.1. Déposer un projet (2 sept. 2024 – 8 nov. 2024)

 

Le dépôt des projets se fait en ligne sur la plateforme https://jeparticipe.crous-toulouse.fr. Pour cela, il suffit de s’inscrire grâce au lien reçu par email, en créant un pseudonyme et un mot de passe.

 

4.2. Accompagnement des porteurs de projet lors du dépôt

 

Le Crous s’engage à accompagner les étudiants dans la construction de leurs propositions. Pour cela, l’équipe du budget participatif se tient à la disposition des étudiants pour :

  • Répondre aux questions concernant le règlement et les critères d’éligibilité. Attention, cela ne peut se substituer à l’analyse des services qui sera réalisée ultérieurement et aucune indication sur l’éligibilité du projet ne pourra être apportée à ce stade ;
  • Aider au dépôt grâce à la présence d’équipes, dans les lieux de vie en résidence ;
  • Organiser des ateliers d’idéation pour favoriser l’émergence de projets.

La participation à ces actions n’est en rien obligatoire. Elle ne conditionne ni le dépôt des projets ni leur recevabilité.

 

Par ailleurs, toute question peut être adressée à l’adresse mail suivante : [email protected]

 

Article 5 - Comment les projets sont-ils analysés ?

 

La faisabilité technique, juridique et financière sera vérifiée par les services compétents. La phase d’étude de la faisabilité des projets se déroule en plusieurs temps :

  • Étude de recevabilité : L’équipe chargée du budget participatif s’assure que le projet respecte bien les critères de recevabilité fixés à l’Article 3 du présent règlement ;
  • Étude de faisabilité : Les services techniques compétents étudient la faisabilité juridique et technique ;
  • Estimation financière : Les services réalisent une estimation du coût du projet, sur la base notamment de premières évaluations de coût fournies par le porteur de projet.

Si nécessaire, les services pourront prendre contact avec les porteurs de projets pour obtenir plus de précisions et clarifier certains aspects du projet, afin de pouvoir en faire l’analyse.

 

Au cours de la phase d’analyse, les services pourront faire des propositions au porteur de projet pour améliorer la faisabilité. Aucun amendement ne sera apporté à un projet sans l’accord du porteur.

 

Les porteurs de projets pourront également se voir proposer de fusionner leur projet avec d’autres projets lorsque ceux-ci sont similaires : si des projets font l’objet d’une fusion, une mention sera présente au moment du vote.

 

Pour assurer une parfaite transparence de la démarche, le motif de rejet des projets sera publié sur la plateforme en ligne à la fin de la phase d’analyse, et leurs initiateurs en seront informés par courriel.

 

L’intégralité des projets, qu’ils soient soumis au vote non, resteront visibles publiquement sur la plateforme en ligne, ainsi que leur motif d'irrecevabilité le cas échéant.

 

Article 6 - Comment les projets à réaliser sont-ils sélectionnés ?

 

6.1. Voter pour les projets (20 janv. 2025 – 3 mars 2025)

 

Les projets ayant été déclarés comme recevables lors de la phase d’analyse sont soumis au vote sur la plateforme, du 20 janvier 2025 au 3 mars 2025.

 

Le vote des projets est ouvert uniquement aux résidents du Crous de Toulouse-Occitanie.

 

Le vote se réalise en ligne sur la plateforme https://jeparticipe.crous-toulouse.fr. Pour cela, il suffit de s’inscrire grâce à l’adresse email étudiante, en créant un pseudonyme et un mot de passe. N’oubliez pas de valider votre adresse email en cliquant dans le lien du courrier électronique qui vous est envoyé. Sans cette validation, vos votes ne seront pas pris en compte. Une fois connecté, vous pouvez cliquer sur le bouton Voter sur la proposition choisie et valider votre vote.

 

La modalité de vote est la suivante : chaque participant dispose de 3 votes, qu’il attribue aux projets de son choix. Il n’est pas possible de voter plusieurs fois pour un seul projet.

 

6.2 Accompagnement à la mobilisation

 

Lors de la phase de vote, les porteurs de projets peuvent être amenés, s’ils le souhaitent, à mobiliser autour d’eux et à communiquer pour leur projet.

 

À cet effet, le Crous met à disposition des porteurs de projet :

  • Un kit de mobilisation (images pour les réseaux sociaux ; méthodes et conseils sur la communication) ;
  • L’organisation de réunions publiques permettant aux porteurs de projets qui le souhaitent de présenter leur projet et d’échanger à son sujet ;
  • L’organisation d’ateliers sur la communication autour d’un projet. ​

6.3 Sélection des projets à réaliser

Les projets réalisés sont sélectionnés par ordre décroissant du nombre de voix, dans la limite de l’enveloppe budgétaire allouée, d’un montant de 40 000 € au total.

 

Si le dernier projet retenu dépasse l’enveloppe totale du budget participatif, des financements extérieurs seront recherchés afin que le projet puisse être réalisé tel qu’il a été déposé par le porteur.

 

En cas d’égalité des deux derniers projets, sans que le financement des deux soit possible, un vote est organisé pour les départager.

 

La liste officielle des projets retenus sera publiée sur la plateforme à l’issue de cette période de vote.

 

Article 7 - Quel est le suivi de la réalisation des projets ?

 

Le Crous s’engage à réaliser les projets retenus dans un délai de 1 an. Un comité composé d’élus étudiants et d’agents du Crous sera mis en place pour s’assurer du suivi de la réalisation des projets.

 

Sa composition est une émanation du CA :

  • VPE et 6 élus étudiants
  • La Directrice Générale
  • Le Directeur de la Vie Etudiante et de Campus
  • 2 directeurs de site ou DUG
  • 3 représentants des personnel

Ce comité se réunit à la fin de chacune des phases, donnant un avis avant décision de la Directrice Générale.